Cómo utilizar las Hojas de cálculo de Google para mantenerte organizado


No necesitas nuevas aplicaciones y sitios web brillantes si está buscando organizar tu vida.

Todo lo que necesitas es la hoja de cálculo de confianza. Con las capacidades para compartir de Google Sheet y algunas plantillas sólidas y fáciles de usar, puede estar al tanto de su presupuesto, agenda, lista de tareas pendientes y más.

¿Por qué Google Sheets?

Si bien puedes usar Microsoft Excel fácilmente para administrar tu vida, yo lo hice por algun tiempo existen varias buenas razones para usar Hojas de cálculo de Google.

Puedes compartir y colaborar: por tu propia naturaleza, Google Drive se trata de compartir. Ya sea que estés usando Hojas de cálculo de Google para fines personales o laborales, puedes compartir fácilmente todo con tu familia o amigos.

Obtienes actualizaciones simultáneas : todo sucede en tiempo real. Puedes ver los cambios a medida que se están realizando.

Evita los duplicados : aunque puedes usar el uso compartido de la nube para trabajar en un documento maestro, usar Hojas de cálculo de Google te ayuda a evitar el confuso desorden de las copias duplicadas.

Puedes usar plantillas gratuitas: Google Sheets tiene una galería de plantillas, por lo que no es necesario reinventar la rueda ni encontrar fórmulas de hojas de cálculo si eso no es lo tuyo. Si luchas por la simplicidad, quédate con las plantillas de Google.

Para abrir las plantillas, ve a Google Drive * Haga clic en el botón azul Nuevo *Desplace el cursor sobre la flecha al lado de Hojas de cálculo de Google *Haga clic en Desde una plantilla .

Si desea más opciones, puede navegar por la galería Vertex en línea e instalar el complemento Chrome de la galería de plantillas Vertex para copiar fácilmente las plantillas en su Google Drive.

Puedes generar informes: esta también es una característica que obtendrá con Excel, pero no obstante vale la pena señalar. Si es una persona visual o simplemente deseas obtener una descripción general de lo que estás haciendo, puedes usar tus datos de Hojas de cálculo de Google para generar informes, cuadros y más.

Ahorrarás tiempo con la automatización: al igual que en Excel, si tiene elementos repetitivos que aparecen constantemente en sus hojas de cálculo, puede crear menús desplegables para sus celdas. Puede usar el formato condicional para cambiar automáticamente la apariencia de las celdas en función de su contenido. Y, por supuesto, puede usar fórmulas para generar datos automáticamente.

Todo en el lugar correcto: aparte de las referencias de Radiohead, puede usar Hojas de cálculo de Google para mantener todo en un solo lugar, dándole menos aplicaciones para verificar y, en el proceso, ahorrándose mucho tiempo.

Hay muchas razones por las que puede optar por Google Sheets en lugar de Excel, y viceversa. Pero si encuentras que Excel es el que mejor se adapta, puedes seguir utilizando las siguientes ideas en su búsqueda a la perfección de la hoja de cálculo.

Y, por supuesto, todos estos consejos vienen en el entendimiento de que estás colocando información personal en la nube y donde también puede otorgar a terceros el acceso a sus datos personales.

Mantenga sus gastos bajo control con Google Sheets

Las hojas de cálculo se hicieron para los presupuestos. Ya sea que realice un seguimiento de los gastos mensuales o anuales, Google Sheets lo cubre.

Con algunas fórmulas de hojas de cálculo, puedes calcular automáticamente cuánto estás ganando, cuánto está gastando, y comprender a dónde va tu dinero.

Si está buscando algo sencillo y fácil de usar, adhiérase a las plantillas de Google: proporcionan una hoja de cálculo de presupuesto personal mensual y anual, así como un presupuesto comercial cortesía de Intuit Quickbooks.

Para el presupuesto mensual, hay dos hojas: una es un resumen que usa fórmulas para calcular sus gastos e ingresos. El otro es donde registra sus transacciones entrantes y salientes.


Al usar esta hoja de cálculo, asegúrese de cambiar solo las celdas resaltadas en rosa:

Personalice sus gastos planificados y sus categorías, así como sus ingresos planificados y sus tipos.
Agregar gastos e ingresos en la hoja de transacciones.
A medida que agrega elementos a la hoja de transacciones, los otros campos en la hoja de resumen se completarán automáticamente.



Esta es una gran manera de ver de un vistazo si está rebasando el presupuesto de un mes determinado y en qué categoría.

Al final de cada mes, puede agregar sus números mensuales a la hoja de cálculo del presupuesto anual .
Lo primero que deberá hacer es ingresar su saldo de ahorro inicial en la hoja de Configuración.
En la hoja de Gastos, complete sus gastos mensuales para cada categoría.

En la hoja de Ingresos, complete sus ingresos mensuales para cada tipo.
La hoja de resumen, que no debe editarse, se completará automáticamente con sus datos en función de sus gastos e ingresos, e incluye un gráfico de líneas para visualizar sus gastos e ingresos a lo largo del año.

Trucos para google Sheets

Si deseas algo un poco más elaborado, puedes importar plantillas de hoja de cálculo de Excel y usarlas en Hojas de cálculo de Google. No hay límite para las plantillas de hoja de cálculo de planificación financiera que existen. Y si ninguno de estos funciona para usted, puede crear una hoja de cálculo de presupuesto tu mismo.

Y, por supuesto, las muchas ofertas de hojas de cálculo presupuestarias de Vertex se pueden copiar fácilmente en Hojas de cálculo de Google utilizando el complemento de la galería de Chrome.

Administre su lista de tareas con Hojas de cálculo de Google

Hay MUCHAS maneras de hacer un seguimiento de su lista de cosas por hacer, ya sea con aplicaciones digitales en tu teléfono o computadora o con un diario de viñetas, o incluso con solo un trozo de papel que de alguna manera logra no perder.

En un esfuerzo por mantener todo en un solo lugar, simplemente puedes optar por una lista de tareas de Hojas de cálculo de Google.

La plantilla de Google es nuevamente una opción sencilla y fácil de usar. Consta de solo tres columnas: una columna para marcar la tarea como completada (usando una x), una fecha e información sobre la tarea en sí.




Las tareas completadas se tachan automáticamente, pero continuará viéndolas en la lista.

Puedes cambiar el formato de las tareas completadas mediante la función de formato condicional de Hojas de cálculo . Por ejemplo, puedes cambiar el color del texto o el relleno de esa celda. Y si encuentras que tu lista de cosas por hacer se está abarrotando, puede hacer clic con el botón derecho en las filas y seleccionar Ocultar fila para descartar los elementos completados sin eliminarlos.

Dada la naturaleza colaborativa de Hojas de cálculo de Google, también puedes crear una columna para la propiedad de la tarea. De esa forma, los miembros de un equipo saben en qué están trabajando todos los demás.

Otras columnas que puede agregar incluyen el estado de prioridad y una fecha de vencimiento.

Recupere su tiempo con Google Sheets

Esta es otra de esas cosas que pueden ser mejor servidas con una aplicación, o incluso con otra oferta de Google en Google Calendar.



Pero, nuevamente, si estás tratando de cambiar tu vida en una especie de organización, reducir el número de aplicaciones que tienes que usar y simplificar las cosas podría ser un buen enfoque.

La plantilla de programación de Google Calendar le ofrece una forma fácil de registrar sus citas y tareas diarias. Incluso podría terminar con la lista de tareas si desea vincular sus tareas diarias a bloques de tiempo específicos.



También puedes usar este horario para hacer un poco de bloqueo de calendario. Hacer un esfuerzo por comprender a dónde va cada hora de tu día, incluido el sueño, es una buena forma de aceptar si usa su tiempo sabiamente o no.

Otra forma en que puede averiguar a dónde va su tiempo es usando una hoja de tiempo . Registre la cantidad de horas que pasa en proyectos, tareas, tareas domésticas y más.

La plantilla para una hoja de tiempo semanal incluye dos hojas.

La primera hoja: Registre el rango de fechas y las horas dedicadas a cada día para una variedad de proyectos. La hoja viene con cuatro proyectos pre-poblados. Sin embargo, puede insertar filas arriba de la fila Horas totales si necesita más.



La segunda hoja: Muestra un resumen visual de cuánto tiempo gasta en cada proyecto por semana y cuántas horas trabaja por día.

Más ideas creativas que puedes probar

No tienes que parar ahí. Puedes usar Hojas de cálculo de Google para proyectos o eventos fuera de lo común, para las tareas mundanas que no deseas hacer pero que deben hacerse, y mucho más:

Google Sheets ofrece una plantilla de planificación de viajes con una agenda en la que puedes completar los planes de transporte, alojamiento y eventos. La hoja de trabajo del presupuesto de viajes de Vertex es otra plantilla útil para agregar a su arsenal.

Google Sheets tiene una enorme hoja de cálculo de planificación de bodas. Tiene casi todo lo que necesitará para planificar su gran día: presupuestos, listas de invitados, tareas pendientes y más. Si tiene un gran evento por venir, use la plantilla del planificador de bodas y ajústela según sus necesidades.